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業務のブレイクダウン(TB)①~DIPSから②
ちょっと前に日本LCAに資料請求をしたら、太っ腹で単行本を2冊も送ってくれたという話を書きましたが、そのうちの1冊である「知的生産性向上システムDIPS」をパラパラと読んでみたら、10数年の時を超えてDIPSのエッセンスが改めて頭の中でクリアになってきましたので、いただいた本に感謝して、DIPSの手法の中でも私が好きな奴をいくつかご紹介したいと思います。本当にDIPSとの出会いは、私の仕事への取り組み方を変えたと感謝しています。

まずは何といっても、DIPSといえば「業務のブレイクダウン」(TASK BRAKEDOWN)です。私の以前の部署ではDIPSテスト導入終了後も、仕事の指示を受けたらまず「TB」というのが合言葉でした。

「業務のブレイクダウン」は、仕事の受け方の改革であり、仕事の段取りの改革です。

私たちが依頼を受ける業務の大半は、単なる単純作業ではありません。「これをコピーとって」という依頼であれば、仕事の段取りは必要ありませんが、「明日の夕方までに企画書を作って」という依頼はそうはいきません。
でも、企画書を作成するように依頼された時に、明日の夕方までに完成させるために明日の午後1~3時はあけて、その時間に対処しようとやる時期を決めるだけ決めて、すぐに元の仕事に戻る人も多いのではないでしょうか。そうではなく、仕事を受けたらすぐに3~4分でいいのですぐに時間をとって「業務のブレイクダウン」をする、というのがポイントです。そうしておかないで、翌日の午後に企画書作成に着手してみて、はじめて次のようなことに気づいても後の祭りです。

□もう少しのこれに関する詳しい資料が欲しいので、業者に確認したけど、担当者がつかまらない
□考えていくと、依頼内容の具体的な事項を依頼者に確認したくなったが、今さらもう聞けない
□データの整理に時間がかかるが、アシスタントが空いておらず、自分でやるしかない。もっと本質的な企画書作成に割くべき時間がこれでほとんどとられてしまった

こんなことがないように、指示を受けたらすぐに「業務のブレイクダウン」して、必要な手配があればすませ、さらに確認すべきことがあれば依頼者に確認をしてから、元の仕事に戻るということができれば、きっと翌日にはあわてる必要はなくなります。
といっても、何もプロジェクトの業務設計をするわけではないので、仔細な段取りをする必要はありません。何よりも段取りに十分過ぎる時間をかけることは本末転倒です。ですから、ほんの数分でできる程度の段取りでよいわけです。

「業務のブレイクダウン」には、いくつかのポイントがあります。長くなりましたので、そのあたりは明日に。

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(1992/01)
小林 忠嗣

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【2008/05/17 23:02】 | 仕事の進め方 | トラックバック(0) | コメント(2) | page top↑
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