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業務のブレイクダウン③応用例~DIPSから④
ちょっと前に日本LCAに資料請求をしたら、太っ腹で単行本を2冊も送ってくれたことに感謝して、「知的生産性向上システムDIPS」の基本要素である「業務のブレイクダウン」についての説明を2回続けましだか、本日は「業務のブレイクダウン」の応用例です。

基本的には「業務のブレイクダウン(TB)」は、仕事の受け方・進め方を改善して個人の生産性を高めるツールですが、実は一番効果を発揮するのが、メンバー指導のケースです。

実は、できるメンバーとできないメンバーの決定的な差の1つは、「業務のブレイクダウン(TB)」ができるかできないかなのだと、私は思っています。できないメンバーはこれができていないので、仕事がいつも後手にまわり、時間が無駄にかかり、内容も不十分……、という結果になります。本人としては、努力も工夫もしているし、何よりもしっかりと時間を投入してはいるのですが、「業務のブレイクダウン(TB)」ができずに闇雲に仕事を進めているので、成果に結びつつきません。

では、どうするか。

業務の指示を出したら、まず「業務のブレイクダウン(TB)」をすることも含めて指示をします。そして、その「業務のブレイクダウン(TB)」の内容をチェックしてあげればいいわけです。TBさえ確認すれば、上司としても、メンバーが何は理解できていて、何はできていないのかが手にとるようにわかりますし、「披露宴の視点」での具体的なアドバイスがすぐに可能です。DIPSでは「TBシート」というツールも提供されていました。

これを何回か繰り返すと、メンバーも仕事の受け方・進め方のツボを押さえます。そうすれば卒業です。

でも、指示を受けてもまともに「TBシート」がかけないメンバーもいます。こういったメンバーには奥の手です。「TBシート」を作成して、それを指示書として渡すわけです。まずはそれにしたがって作業をまわすところから覚えていけばいいわけです。

もう1つ、私が人事マネージャーをやってDIPSを活用していた時の応用例です。

「新制度に基づく賞与評定依頼を再来週に出すから、○○君が担当で進めて」という指示を○○君に出したとします。○○君はは担当者として「TBシート」をまずつくり、関係者全員にチェック依頼をメールで行います。修整要望などが入って「TBシート」が完成され、それに基づいて皆で作業を進めます。すべての業務が無事に終わると不都合点等を織り込んで、「TBシート」を修整します。TBだけでは不足する作業手順やスケジュールを書き加えれば、それがそのまま翌年度への引継書になるわけです。翌年の担当者は、制度や組織等の変更点を修整すれば、そのまま「TBシート」を使用して仕事ができるわけですから、安心できますし、相当な効率化が図れます。

やっぱり何事も、個人だけで導入するのではなく、組織導入することによって、効果は莫大に出るものですね。

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小林 忠嗣

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※《2008年5月19日》 日帰りで大阪、夜は恵比寿。昼も夜もピッツァ(&パスタ)。かつ、夜は2件。でも、あんまり飽きないから好きなんですかね。

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【2008/05/19 23:20】 | 仕事の進め方 | トラックバック(0) | コメント(1) | page top↑
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