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業務のブレイクダウン(TB)②~DIPSから③
ちょっと前に日本LCAに資料請求をしたら、太っ腹で単行本を2冊も送ってくれたことに感謝して、昨日に続けて、「知的生産性向上システムDIPS」の基本要素である「業務のブレイクダウン(TB)」についての私なりの整理をしてみます。

昨日は、とりあえず「業務のブレイクダウン」が大切だというという話まででしたが、本日は「業務のブレイクダウン」をする際のポイントをいくつか。

①業務をブレイクダウンする単位は、ブレイクダウンされた個々の業務の到達すべきゴールが明確になる程度にとどめる。

②業務をブレイクダウンする単位は、そのブレイクダウンによってどんな行動を起こさなければならないかが明確になるものであること。

③業務のブレイクダウンをしてみて、その1つの業務が2時間以上にわたると思える場合、その業務はさらに分割できないか考えてみる。つまり、単位は2時間未満の仕事であること。

①では、業務のブレイクダウンは、あくまでも作業手順書を作成することとは違うというのがポイントです。指示を受けるごとに作業手順書を作っていては仕事になりません。作業手順よりはもっと大きな単位であり、これをやるとどうなるのというのがはっきりとしたレベルです。
②では、何をやるかのアクションが明確である表現レベルでブレイクダウンをしないと手のつけ方がわからないということです。
③はDIPSのもう1つの主要概念である「マックスⅡの法則」とリンクします。これは、いつか改めて詳述しますね。

さて、DIPSでは業務をブレイクダウンする際の視点というものが提示されています。この視点でブレイクダウンをすると、抜け漏れが起こりにくいわけです。単純なのですが、これは本当に使えますよ。

①あらかじめ誰かに聞いておくべきことはないか(HEAR)
②誰かに伝えておくべきことはないか(INFORM)
③誰かに頼んでおかなければならないことはないか(REQUEST)
④自分自身で実施すべきことは何か(OPERATE)
⑤調査、検討を要することはないか(EXAMINE)
⑥あらかじめ誰かと交渉すべきことはないか(NEGOTIATE)


作業をいざやろうというときに思いついても、もう間に合わないということは結構あります。作業を開始するときには、これらのことが既にすんでいることが大事ですね。

この視点は、頭文字をとって「HIROEN」、すなわち「披露宴の視点」と称されています。DIPSではこういったゴロあわせがたくさん出てきます。くだらないのも一杯あるのですが、ゴロあわせは大切ですよね。未だに鎌倉幕府ができた年や、大化の改新の年を覚えているのも、ルート5がいくつかを覚えているのも皆、ゴロあわせのおかげですから。

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※《2008年5月18日》 かなり効率的に動いたものの、やるべきことが十分に進みませんでした。よくよく考えると、1日では終わるわけがないほどのことをやろうと欲張っているような。まぁ、サラリーマンNEOで1週間を〆ます。

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