今日はちょこっと外出して、会議について学んできました。基本的には復習的内容が多かったですが、体系的に学び直すと、自分がいかに流しているか、徹底していないかが思い知らされます。あとで、使えるようにポイントを簡単に整理しておきたいと思います。

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■会議には２つのタイプがある

すべての会議は創造性行為の多寡で、２つに分類される。

【創造的会議】…創造的行為が多い。会議の「質」が重要。
　　《アイデア出し会議》《問題解決会議》

【定型的会議】…創造的行為が少ない。会議の「効率」が重要。
　　《連絡・伝達会議》《調整・交渉会議》《意思決定会議》

この会議がどちらの会議なのかを明確に意識することが何よりも大切。

■【創造的会議】の基本的な流れ

①（準備）→②テーマ設定→③発散→④収束→⑤まとめ

・会議に関する不満は、この５つのステップのどこかに必ず属する。
・まず最初に明確にきちんと「テーマ設定」をすることが大切。
・一番の問題は「発散」と「収束」のプロセスを分けずに議論することが非常に多いこと。まず「発散」のフェーズで、たくさんのアイデアを出し、「収束」のフェーズでまとめていく。この２つは明らかに別のフェーズだが、ミックスして行ってしまうので会議がうまく進められない。これを明確に分けるだけで会議は違ってくる。
・「発散」と「収束」がごっちゃになると、出された意見に対して、批判的に問題点を指摘してしまう。これでは新しい何かは生まれない。
・「まとめ」では主語をつけて明確に。日本語は主語がなくても成り立つ言語。ただし、それでは何も実行されない。
・どのプロセスに何分くらいを使うのかをあらかじめ計画して進行を行う。

■会議の進行役の役割

会議の進行役は、中立的な立場で会議の流れをコントロールし、メンバーのチームワークを醸成し、問題解決・創造・意思決定を行う役割を担う。つまり、以下の３つのマネジメントを会議中に行う。

①チームワーク・マネジメント　…会議の空気をつくる
②アイデア・マネジメント　…意見を引き出す
③タイム・マネジメント　…時間通りに結論を出す

■ホワイトボードの使い方

・会議のテーマを明記しておく　…話が散漫になりにくい、なった場合に注意しやすい
・開始時刻、終了時刻を明記　…時間を厳格に守ることよりも、時間をコントロールしようとしている進行者であることを認知させることが大事
・会議で話し合うべきことを箇条書きに（できれば時間も入れて）→終わったものは二重線で消していく。
・書くメリットは次の４つ。①忘れないように、②同じ話が何度も出ないように、③解釈がずれていかないように、④書かれているモノを見て次のことを考えやすいように。

■結論の決め方を決める

結論の決め方は原則的に４つ

①参加者の多数決
②責任者の直観
③評価基準による評価
④全員合意

ある程度、意見が出尽くしたあたり、会議の半ば過ぎあたりで、結論の決め方を決めるのが良い。全員合意を目指すが、なかなか決まらない場合は終了５分前に多数決に切り替えるといつた決め方でもいい。また、時間を延長する。次回に持ち越すという結論になることもあり。

■会議の空気

・ポジティブで自由な意見がいえるような空気のためには、①笑顔、②聴くこと、③褒めること、の３つがポイント。
・会議進行者は、口角をあげて。敵意がないことが伝わる。
・会議の空気は最初の５分で決まる。５分で「この会議は意味がある」と認識させなければ、５分後から内職が始まる。

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まだまだ細かいことはあるのですが、とりあえずはこのくらいの記録にしておきます。今日の話から感じたことを一言でいうと、こんな感じです。

『会議がああだこうだと文句をいっている場合ではない。他人の会議はコントロールできない。だから、せめて自分の主催する会議くらいは徹底的に何とかしようぜ』。

はい、明日から何とかします。

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