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未来業務時間
昨日の「IDELEAにみる未来型アプローチ」の話を書いていて、改めて未来のために仕事をする時間を個人ベースで確保することって、なかなか大変なんだよなぁと感じました。だいたい「未来型アプローチ」が必要だと感じるような問題意識に到っている人には、大量の日常業務が既に降ってきていることと思います。世の中ってそんなものです。そんな中で、いかに未来の仕事に時間を割くか、そんな取り組みを12年ほど前に一生懸命にやっていたのを思い出しました。

以前にここでも何回か紹介していますが、当社では管理部門を中心に日本LCA社の知的生産性向上システムDIPSを一時期導入しており、私は導入事務局を担当していました。というか、当時の私がDIPSの考え方にいたく感銘して、無理矢理当社に導入させたといった感じです。生産性向上のためには指標が必要ですので、まずは従事時間調査とそれに基づいた管理を行うことになります。この時に行ったのは、細かい業務別の調査・管理というよりも、業務を3つに区分してそれらの配分を変えていくという取り組みでした。その3つとは以下のとおりです。

主体業務時間……自らが担当している、主体となる業務に実際に費やした時間。直接、投入した時間が何らかの成果として跳ね返ってくるような仕事をした時間です。

付随業務時間……電話対応、来客応対、連絡のための会議、探し物、雑用的業務、急に頼まれた手伝い業務、移動時間、資料や会議室のセッティング、日常の決済業務、業界誌・専門誌等のチェック、異業種交流、研修、旅費精算、ぼーっとしている時間、内部統制・コンプライアンス等の管理対応時間……、つまり主体的な仕事に費やしていない、もしくは主体的な仕事をするために付随的にしている仕事の時間です。

未来業務時間……今やらないと大きな問題が起こるわけではないような中長期的なテーマについて未来志向をもって取り組む時間です。

従事時間調査を行うと、まず主体業務時間があまりとれておらず、付随業務時間が大変に多いことに気付かされます。なぜどのようなことに付随業務時間を割いているのかを考え、削減策を導入し、主体業務時間を確保します。調査時点では、たいていにおいて未来業務時間はゼロに限りなく近いです。メンバーの立場・志向に基づいて、確保した主体業務時間のうちある部分は未来業務時間にまわします。本当は課長なんかは、未来業務時間比率50%ってのが理想ですが、実際には今のミドルは担当者以上に多くの付随業務時間を割かなければ職責をまっとうできない現実があります。

ついでですが、従事時間調査をやる際の4大ポイントです。

①目的を明確に
②管理方法(項目)は目的にあった区分で
③管理方法は極力シンプルに、楽な調査を目指して
④明確なフィードバックをする、調査結果に基づいて何らかの組織変革に着手する
(①がしっかりとしていれば、自然にできます)

くれぐれも従事時間調査が自己目的化しませんように。惰性になったと感じたら、即刻やめることです。従事時間調査に従事する時間という膨大なムダを垂れ流していることになりますから



※《2008年11月26日》 今晩はCDCのミーティング。我々としては今年2回目の学会発表を来週に控え、最終確認です。また、それ以降になにをやろうかということにも思いははせて。まぁ、集まっている自体がいいんですよね、こういう会って。

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